Înainte și după digitalizarea proceselor administrative - Studiu de caz Holisun

08 iulie, 20211805 vizualizări

1805 vizualizări

Cum a apărut AIDA:

Aveam deja 17 ani de activitate când am decis să implementăm digitalizarea în companie. Am creat și am folosit propriul nostru CRM, conceput specific pentru nevoile noastre. L-am numit AIDA pentru că ne-am dat repede seama cât de mult ne va ajuta. Aveam deja multă experiență în cercetare și dezvoltare pe domeniul IT și ne-am zis că ar fi benefic să ne punem resursele de care deja dispuneam la lucru și să ne ușurăm viața. Și nu numai că am reușit asta, dar digitalizarea ne-a ajutat să ne creștem foarte mult și veniturile! Am trecut operațiunile de rutină și procedurile repetitive în sarcina AIDEI și brusc, viața noastră a devenit mai roz. Nu doar că am câștigat foarte mult timp liber, dar am eliminat erorile umane din activitate, iar clienții noștri au început să fie mult mai mulțumiți - cred că cel mai grăitor detaliu în acest sens este numărul mare de contracte pe care le avem de la clienți recurenți – peste 60% din cifra totală de afaceri! - iar asta însemnă că, odată venit la noi, un client nu prea mai simte nevoia să plece.

Înainte de AIDA:

Înainte să ne digitalizăm activitatea, oamenii mei erau implicați în prea multe activități simultane. Asta ducea la întârzieri determinate de uitare sau lipsă de comunicare, iar la toate astea se adăuga și lipsa evidențelor de activitate, deci nici măcar nu puteam să depistez exact ce nu merge bine în firmă. Managerul de vânzări nu reușea să urmărească toate leadurile până la capăt pentru că erau pur și simplu mult prea multe și se și pierdeau potențiali clienți, din cauza lipsei de comunicare. Restanțele la încasări ajungeau și la 32 de zile în 2017, pentru că unii clienți uitau să facă plățile, iar asta ne consuma o bună parte din energie. Uneori credeam că sunt neserioși sau nu vor. După ce am implementat AIDA mii-am dat seama că, de cele mai multe ori, cel mai probabil tot din cauza activității lor foarte complexe și a numărului prea mare de sarcini, uitarea era, la modul cel sincer, moticul principal al întârzierilor Nu aveam un sistem prin care să preluăm feedback de la clienți și ne era aproape imposibil să ne dăm seama când și dacă îi nemulțumea ceva. În definitiv, mă simțeam iritat de toate aceste uneori mici, alteori mai mari eșecuri determinate de incapacitatea de administrare fără greșeală a activității de zi cu zi și de multitudinea de alte detalii dificil de controlat.

Sună cunoscut?

Această dilemă organizațională este rezolvată de unele companii mari, printr-o granulare a sarcinilor și o divizare a muncii dusă la extrem, ajungându-se în unele companii la situația în care fiecare angajat are de îndeplinit o singură sarcină, foarte specifică și atât, un fel de robotizare a oamenilor. Eu nu mi-am dorit să aplicăm strategia asta (care ar fi costat și foarte mult în termeni de personal nou angajat), ci, mai degrabă, să trec sarcinile care se pretează unui robot în sarcina unui robot și să îmi protejez angajații existenți de activitățile anoste și obositoare. Așa că a trebuit să inventez o soluție pentru a le rezolva, iar rezultatele au fost extraordinare!

După AIDA:

După ce am finalizat de scris codul pentru AIDA CRM, am început să trimit remindere automate clienților care întârziau cu plățile am avut surpriza să constat că timpul de întârziere la plată a scăzut la maxim 15 zile, iar procentul facturilor plătite cu întârziere a scăzut de la 12% în 2017, la 2,38% în 2020. Imaginați-vă ce înseamnă asta pentru cashflow-ul unei companii! Mai mult, reminderele automate trimise către clienți în caz de întârziere, comunică mai obiectiv și mai scurt o problemă care nu ar trebui să fie material de discuție telefonică. Era oarecum jenant să-mi tot sun clienții și să le spun că au uitat să-și achite facturile. În prima luna după implementarea AIDA am crescut vânzările cu 3000 E, și am redus durata de procesare a unui lead - de la contactul inițial cu clientul, până la semnarea contractului - cu mai mult de jumătate! Fără a modifica echipa, digitalizarea activității ne-a permis să avem o creștere a activității ieșită din comun: dacă în 2017 am avut 6 contracte de service, în 2018 numărul acestora a crescut la 36, iar în 2020, la 57. Comunicarea foarte bine organizată, la intervale prestabilite și serviciul impecabil de relații cu clientul pe care AIDA îl furnizează ne-a adus acea cifră de 62% contracte venite de la clienți deja existenți, de care suntem atât de mândri! Tot prin AIDA am implementat și un sistem de feedback, în care le cerem clienților să dea companiei noastre un rating de la 1 la 5, în aproape fiecare e-mail pe care îl trimitem. În prezent avem un scor mediu de 4.8, iar pentru toate notele sub 4, AIDA declanșează o alertă către persoana responsabilă de clientul respectiv. Clientul este contactat și trecem la remedierea problemei care a determinat nemulțumirea (chiar dacă este doar una minoră). Astfel ne-am crescut retenția și calitatea relației cu clienții și ne-am îmbunătățit și consolidat poziția de piață. În prezent avem 77 de tipuri de e-mailuri care se trimit automat către clienți și către angajații noștri și 98 de procese interne total automatizate. După implementare și după ce am început să văd aceste rezultate, am simțit că, în sfârșit, am controlul asupra companiei mele. Aceste lucruri s-au întâmplat la noi pentru că potențial exista, și încă foarte mult, dar aveam nevoie să ne organizăm cât mai bine activitatea. Exact asta face digitalizarea! Echipa noastră de specialiști în digitalizare îți stă la dispoziție dacă vrei și tu să aduci în compania ta puterea și rezultatele digitalizării. Completează formularul de audit de digitalizare iar noi vom intra în legătură cu tine în cel mai scurt timp, pentru o analiză gratuită a afacerii tale și a posibilităților de digitalizare.

Cu drag,

Oliviu Matei,

CEO și fondator Holisun

Consultant Fonduri

VREI SĂ ÎŢI VINZI AFACEREA?

Suntem opțiunea completă în procesul de evaluare și vânzare al oricărei afaceri!

CONTACTEAZĂ-NE

(+40) 741 262 060

inAfaceri.ro