Digitalizarea devine omniprezentă și pare că este acum pe buzele tuturor. Este doar un trend, o modă, un moft, sau ceva mai mult și mai important decât atât?
Și, până la urmă, ce este digitalizarea? Câți dintre noi cunoaștem cu adevărat sensul și puterea digitalizării? Ce pierd companiile care ignoră total digitalizarea în 2021?
Află care sunt avantajele digitalizării și etapele procesului de digitalizare despre care nu știai, proces care poate să aducă un profit imens companiei tale!
Digitalizarea este posibilă datorită avansului extraordinar în câteva domenii: telecomunicații, tehnică de calcul, managementul informației și inteligență artificială. Ea presupune modificarea proceselor de lucru umane folosind platforme, sisteme informaționale, procese de lucru și mai ales o mentalitate revoluționară.
Competiția acerbă în mediul de business obligă companiile care doresc să rămână relevante pe piață să reevalueze și să își îmbunătățească în mod constant procesele de lucru. Astfel, companiile sunt nevoite să-și adapteze constant modelul de business pentru a profita de tehnologiile noi, care apar cu o viteză amețitoare și care le pot îmbunătăți dramatic eficiența și profiturile. Acestea au un impact direct asupra întregului lanț valoric al companiilor.
Media productivității companiilor românești este calculată la 15.100 €/ an în vreme ce în UE această medie este de aproape trei ori mai mare (44.600 €/ an). Există motive întemeiate pentru care diferența este atât de mare, și este de o importanță crucială să aflăm care sunt aceste motive din punctul de vedere al modelului de business și al proceselor de lucru.
Companiile românești digitalizează procese de lucru în marketing, financiar-contabil, management de proiecte, operațiuni suport, HR sau management de inventar.
În urma studiului pe care l-am întreprins procesul considerat cel mai important pentru digitalizare a reieșit a fi cel de facturare. Asta pentru că digitalizarea lui aduce mai multe beneficii financiare imediate, legate de îmbunătățirea cashflow-ului, reducerea costurilor și a erorilor umane.
De obicei, în digitalizarea procesului de facturare majoritatea companiilor utilizează un ERP cu funcționalități în domeniul financiar-contabil, dar acesta nu asigură și o comunicare eficientă cu clientul și o îmbunătățire a experienței acestuia. Nevoile clienților sunt în continuă schimbare, iar asta nu numai referitor la produsele/ serviciile furnizate ci și la modul în care sunt făcute tranzacțiile, încasate plățile, etc.
În ultimii ani, am asistat la o migrare tot mai puternică a soluțiilor de plată/ încasare spre canalele electronice, iar asta se întâmplă la presiunea consumatorilor.
Acest proces electronic reduce drastic timpul dintre comandă și încasare, de cele mai multe ori la 0 (așa cum este cazul în retail). A devenit astfel, nu doar un avantaj, ci chiar o necesitate în anumite sectoare.
Punctele cheie și absolut necesare în digitalizarea procesului de facturare:
- Integrarea sistemului electronic de plată cu cel de colectare a plăților
- Automatizarea procesului de expediere a facturilor prin e-mail sau adrese de download prin mesaje text trimise pe mobil
- Adoptarea unui sistem de notificări de scadență prin e-mail sau mesaje mobile de tip text
Urmează managementul sistemului de comenzi și al intrărilor. Managementul comenzilor este unul dintre elementele cele mai importante în procesul de business. Dacă afacerea are un sistem de management al comenzilor bine pus la punct, asta va avea un impact pozitiv deosebit asupra rezultatelor sale financiare, dar mai ales asupra imaginii de piață și a relației cu clienții, prin generarea unei imagini de promptitudine.
Aproape toate companiile care implementează procese digitale de management al facturilor, implementează în același timp și sisteme de preluare a comenzilor, deoarece tocmai funcționarea în tandem a acestor două sisteme permite emiterea automată a facturilor în momentul în care se înregistrează o comandă nouă.
Pe lângă generarea facturilor, managementul automatizat al comenzilor permite și generarea de rapoarte interne, vânzări (recurente, up-sale sau cross-sale) folosind baza de date existentă sau strategii de marketing și îmbunătățește procesul decizional în companie.
În cazul companiilor care fac producție de bunuri, un astfel de sistem, integrat cu un soft de planificare a resurselor poate genera producția just in time, care permite evitarea supra sau subproducției, și livrarea la timp a tuturor comenzilor, atâta timp cât procesele de lucru de pe linia de producție sunt bine evaluate și standardizate.
Beneficiile potențiale ale implementării unui astfel de sistem sunt enorme, iar efectul benefic se amplifică odată cu implementarea în tandem a cât mai multor sisteme digitale.
Digitalizarea atrage câteva beneficii majore în marketing dintre care, cele mai ușor de observat sunt: îmbunătățirea comunicării, creșterea satisfacției clienților și accesul facil la date relevante de marketing.
O strategie coerentă și competitivă de comunicare, o imagine de brand impecabilă și asigurarea satisfacției clienților sunt necesități perene ale tuturor companiilor, dar a avea astfel de procese și strategii setate și a le putea livra cu succes către public și către clienți, în format digital, sunt două lucruri cu totul și cu totul diferite. Pentru asta, este nevoie de implementarea unor procese de lucru digitale.
În rândul companiilor care au luat parte la studiul nostru, procesele ce țin de comunicare și creșterea satisfacției clienților au avut prioritate în digitalizare. Odată cu intrarea României în UE, avantajul imens al accesului la piața Europeană a fost dublat și de intrarea în concurență directă cu acele companii europene care au dorit să abordeze piața din România. Bineînțeles, asta presupune atingerea nivelului lor de digitalizare, pentru competitivitate.
În sectorul de producție eforturile de îmbunătățire a veniturilor și a imaginii se concentrează pe scăderea costurilor și îmbunătățirea calității produselor finite, în detrimentul calității percepute a produselor. În acest sector, eforturile de marketing arareori se concentrează asupra consumatorului final, producătorii preferând un marketing de tip BTL, adresat în special distribuitorilor.
Iar în acest context, uneltele de automatizare sau semi-automatizare a campaniilor de marketing reduc drastic toate costurile asociate , deoarece se practică în special marketingul direct, prin campanii de e-mail, iar soluțiile de tip CRM excelează și la acest capitol.
Soluțiile de muncă la distanță erau foarte puțin cunoscute în România înainte de pandemie și erau utilizate cu precădere în IT, dar contextul medical a forțat companiile și chiar unele dintre instituțiile românești să își schimbe mentalitatea și sistemele de lucru. În perioadele de lockdown soluțiile clasice de e-mail și videoconferință s-au dovedit a fi ineficiente și insuficiente pentru coordonarea activităților ce țin de finalizarea proiectelor complexe în majoritatea covârșitoare a cazurilor.
Sistemele de muncă la distanță au devenit, astfel, soluția preferată pentru multe dintre companiile și instituțiile din România, pentru că le-au permis să-și continue activitatea și să rămână productive chiar și atunci când alte organizații au fost nevoite să își reducă fluxurile de lucru sau chiar să-și închidă porțile.
Companiile de consultanță, arhitectură sau consultanță juridică au fost cele care au avut cea mai mare nevoie de aceste soluții. După relaxarea măsurilor de izolare, aceste companii au constatat cât de benefică a fost, de fapt, digitalizarea. Aceasta a adus transparență în proiecte, o îmbunătățire a productivității și a capacității de management al proceselor interne, și o metodă de standardizare a procesului de finalizare a proiectelor.
Următoarele procese digitalizate au fost
managementul documentelor și al înregistrărilor, managementul bazelor de date prin soluții tip ETL, managementul calendarului, serviciile de vânzări și post-vânzare și managementul prețurilor.
Sectorul cu cele mai multe procese digitalizate, și deci, cu cel mai mare apetit pentru digitalizare, este sectorul serviciilor, deoarece aici există o concurență puternică în piață, mult mai intensă decât, spre exemplu, în sectorul de producție, unde obstacolele de intrare pe piață sunt mari, la fel ca și investițiile inițiale.
Astfel, diferențierea în piața furnizorilor de servicii se poate face mai degrabă prin calitatea și promptitudinea serviciilor oferite, iar aceste îmbunătățiri își ating apogeul prin digitalizare.
Pe locul doi în topul apetitului pentru digitalizare stau furnizorii de servicii de sănătate, mereu în căutarea unor metode de a-și reduce timpul alocat treburilor administrative în favoarea celui alocat consultațiilor și relației directe cu pacienții.
Sectorul de producție nu caută soluții de digitalizare cu foarte multă fervoare, asta probabil datorită concurenței reduse sau chiar percepției nevoii de îmbunătățire a proceselor de producție la nivel fizic, în detrimentul proceselor administrative.
Oricare ar fi situația acum, peisajul se schimbă cu o viteză amețitoare și în businessul românesc. Ne putem aștepta la răsturnări de situație ieșite din comun oricând. Digitalizarea este un disruptor de calibrul mecanizării, pe care nu este sănătos să-l ignorăm. S-a văzut asta atunci când companiile românești, obișnuite cu modul lor de a face lucrurile, s-au lovit de concurența directă a multinaționalelor intrate pe piață după 2007 și s-au găsit în situația de a se schimba sau a se destrăma sub presiunea imensă a eficienței și standardelor ridicate pe care acestea le-au adus în piața autohtonă.
